Governare il tempo

Non riuscirete mai a raggiungere la vostra destinazione, se vi fermate ogni piè sospinto a lanciare pietre a ogni cane che abbaia (Winston Churchill)

È, questa, una delle molte citazioni che introducono la lettura delle diverse parti di questo libro, e forse quella che maggiormente risponde alla trattazione del tema “tempo” da parte degli autori. Che infatti, di tale tema, si prendono estrema cura, trattandolo con rispetto e quasi devozione, data l’importanza che ha nelle nostre vite, non solo lavorative.

Un argomento già trattato in immensa letteratura, tanto che gli autori si sono posti la questione: “Scrivere un altro libro? Meglio di no. O invece sì? Un formatore e un imprenditore-manager, in particolare esperto nell’IT, si sono entrambi ritrovati un po’ insoddisfatti in materia, hanno unito i loro punti di vista e hanno raccolto la sfida di creare questo manuale sul management del tempo”.

Una sfida che il lettore potrà verificare essere vincente: è anche partendo da certi schemi mentali consueti, anche da ripetute ovvietà, che gli autori ripartono per rileggere, in termini di rigore scientifico, il tema tempo nella sua espressione psicologica e in quella della strategia organizzativa e manageriale.

1440 minuti al giorno: di questo tempo ognuno di noi dispone, sonno compreso. Come investirlo al meglio? La questione peraltro oggi immediatamente rimanda a tutto il tempo (sprecato? ben utilizzato? gestito?) che trascorriamo nell’interazione sui social media, ore che frammentano la quotidianità, ore pervasive e segnate dalla velocità.

La prima risposta, che può suonare disarmante, è che il tempo non vada più gestito. Va invece negoziato e rinegoziato con se stessi e con gli altri. Ecco perché è necessario acquisire nuovi strumenti.

Le quattro parti di cui si compone il testo toccano, rispettivamente: i criteri metodologici per sapersi auto-organizzare nel governo del tempo; la lettura psicologica relativa alle percezioni soggettive dello scorrere delle ore e alle conseguenze in termini di stress; il punto di vista del management e infine le soluzioni digitali e i supporti tecnologici a nostra disposizione per aiutarci a governare il tempo.

Con l’obiettivo dichiarato di non lasciare al lettore l’impressione di essere di fronte a “un elenco di cose giustissime ma quasi impossibili da mettere in pratica a causa del sovraccarico di lavoro, delle continue interruzioni e della multicanalità della comunicazione digitale”, il più frequente commento alle istruzioni sull’ottimale gestione delle ore a disposizione nella giornata.

Molti i riferimenti a note leggi e tecniche in uso per identificare e gestire le priorità, che gli autori interpretano e rimandano al lettore anche con variazioni personali. Particolarmente interessanti a riguardo le pagine dedicate alla differenza tra urgenza e importanza, anche con una nuova analisi della famosa Matrice di Eisenhower.

Se a quei 1440 minuti giornalieri immaginiamo di togliere “solo” dieci minuti al giorno a causa di un fattore perditempo che ci perseguita, forse non ci stiamo rendendo conto che – i calcoli son facili – in un anno avremo perso una settimana lavorativa, considerata di 5 giorni e 8 ore quotidiane.

Risulta dunque importante avere controllo di quelli che gli autori definiscono “ladri di tempo endogeni”. A questi si aggiungono i “fattori di inefficienza esogena”: riunioni, interruzioni, telefonate, messaggistica varia…

E non manca uno stimolante viaggio nella mitologia greca, dove troviamo Crono e Kairos: il primo è simbolo del divoratore di figli, come il tempo cronologico che divora gli eventi. “È questo un tempo quantitativo, nelle sue dimensioni di passato, presente e futuro. Insomma, lo scorrere delle ore al quale si rapporta ciò che si fa (efficienza)”. Kairos è invece il dio del momento propizio, il tempo cairologico appunto, nel quale accade qualcosa di speciale. “È questo un tempo qualitativo: l’abilità di fare la cosa giusta al momento opportuno (efficacia)”, ed è il tempo soggettivamente percepito, distinto dal primo, che è tempo oggettivo.

Infine, l’attualissima problematica connessa al lavoro in smart working e il conseguente tema del diritto alla disconnessione e, in relazione a ciò, un accenno al fenomeno – ancora tutto da indagare -  della cosiddetta generazione YOLO (You Only Live Once), giovani entrati nel mondo del lavoro con un insieme di alte competenze, molte delle quali di natura digitale, preziosi per le organizzazioni di cui fanno parte e tuttavia decisi a ottenere il massimo dalla propria vita, senza sprecarne neanche un po’, anche a costo di abbandonare l’impiego alla ricerca di quello che soddisfi pienamente questa personale richiesta.