G8: ecco come si gestisce l’evento degli eventi

Il summit dei capi di Stato sarà, senza dubbio, l’evento clou del 2009. Dai media apprendiamo e abbiamo modo di seguire i momenti più importanti ma dietro un evento del genere ci sono mesi di preparazione e una “macchina da guerra” che nei tre giorni del vertice deve funzionare alla perfezione. Dietro l’accoglienza e la gestione di tutti i partecipanti al G8 de L’Aquila c’è stata anche Emma Aru.

Il perfetto funzionamento, da un punto di vista organizzativo, del G8 che si è tenuto all’Aquila dall’8 al 10 luglio scorsi non è imputabile solo alla Protezione Civile e al suo capo Bertolaso che è stato il responsabile del vertice ma anche al servizio di accoglienza e gestione di tutti i partecipanti (delegazione e stampa) al summit dei Capi di Stato e di Governo che è stato curato da EGA, sotto la regia di Emma Aru, insieme ad altre due società del settore congressuale.


La nostra socia e la sua società sono state incaricate della gestione dei servizi di accoglienza, parte del pernottamento alberghiero esterno ed housing interno alla Scuola della Guardia di Finanza di Coppito.
L’attività di housing in particolare ha richiesto la riproduzione in tutti gli aspetti e i particolari dell’attività quotidiana di una vera e propria struttura alberghiera per poter ottemperare alle necessità delle ‘case albergo’ ricreate in Caserma: Milano, Roma, Trieste, Torino, Napoli, Pisa, Firenze, Venezia, Catania, Palermo, Siracusa, Cagliari, Olbia e Sassari.


“Insieme agli altri partner coinvolti nel G8 – afferma Emma Aru – l’agenzia EGA ha lavorato nei mesi precedenti e durante l’evento a fianco della Protezione Civile con il comune obiettivo di fare un ottimo lavoro, di dare il massimo perché tutto funzionasse perfettamente. E’ stata un’attività molto impegnativa, svolta in un contesto atipico che per la prima volta ha visto i principali Capi di Stato del mondo riuniti in una sede inaspettata e con una zona rossa incredibilmente limitata e nella quale le delegazioni e la stampa hanno convissuto fianco a fianco, rendendo più complessa per tutto il personale la gestione della loro mobilità”.


Un lavoro che richiede mesi di preparazione, elevata professionalità e la capacità di rispondere alle richieste e alle esigenze più diverse ed essere pronti a farlo in qualsiasi momento.


“Per EGA il G8 a L’Aquila è stato il momento più alto di una serie di eventi e ministeriali preparatorie a cui ha partecipato come partner tecnico e che si sono susseguite a partire da gennaio 2009, all’inizio della Presidenza italiana del G8, e che termineranno ufficialmente a dicembre 2009”.


Solo attraverso i numeri che hanno caratterizzato l’evento si può comprendere bene il tipo di lavoro relazionale e di gestione che ha dovuto affrontare l’agenzia.


998 stanze presso la Scuola della Guardia di Finanza di Coppito (26 in media a delegazione) di cui 50 suite
500 camere presso alberghi abruzzese
220 hostess / steward ingaggiati, formati e operativi on site
11 persone per il management d’albergo
42 receptionist d’albergo
56 maggiordomi
100 fattorini
120 donne delle pulizie e 4 capi gruppo
2994 chiavi
5000 completi lenzuola notte
1500 coperte da letto
5000 completi asciugamani
5000 room amenities


Questo tipo di organizzazione ha richiesto
400 colloqui di lavoro
24 ore di formazione del personale di accoglienza.


Un bilancio, positivo, dell’attività svolta a conclusione dell’evento internazionale che ha riunito i Grandi della terra nel capoluogo abruzzese.