Il delicato compito del project manager

La professione ha raggiunto un livello di codificazione elevato, eppure molti progetti mostrano ancora i soliti problemi: tempo e denaro. Un approfondimento dell'Economist.

Dalla costruzione della torre del Mangia, in piazza del Campo a Siena, alla ricostruzione dello stadio di Wembley quasi tutte le grandi opere hanno in comune un paio di cose: il ritardo nell'ultimazione dei lavori e i costi finali che eccedono i preventivi.
I problemi non sono imputabili solo agli imprevisti e anche quando si tratta di progetti immateriali (software o archivi digitali) i ritardi e le spese extra sono quasi una routine.Pure a evitare questi contrattempi c'è una figura professionale che dai primi anni del secolo scorso si è fatta carico di gestire il felice andamento dei progetti: il Project Manager (PM). Gli strumenti più utili per i PM sono stati per anni le rappresentazioni grafiche di Henry Laurence Gantt, note semplicemente come Gantt, che permettono una efficace visualizzazione della tempistica e della divisione del lavoro. Il Project Manager è figura professionale dalle solide credenziali: in Pennsylvania risiede l'associazione internazionale, Il Project Management Institute (PMI), che stabilisce gli standard della professione e sottopone ad esame i suoi 150 mila associati. E vanta molti successi pratici. Allora perchè ancora oggi molti progetti sono vittime di ritardi e preventivi quasi mai rispettati?
I progetti, dicono quelli del PMI, hanno generalmente cinque fasi: l'avvio, la programmazione, l'esecuzione, il controllo e la chiusura o consegna al committente. Il problema più frequente sembra essere la naturale tendenza all'ottimismo del planning, quella che alla Harvard Business School chiamano "self-serving bias". Anche i migliori Project Manager hanno la tendenza a fare previsioni immaginando che il mondo ruoti intorno al loro progetto e omettendo per eccesso di ottimismo le difficoltà e i rallentamenti nel corso dei lavori, soprattutto da calcolare quando tra i committenti c'è anche il settore pubblico.
A sentire i Project Manager però l'eccesso di ottimismo non spiega tutti i "fallimenti" dei progetti. C'è un'altra spiegazione quindi, più realistica dell'inguaribile ottimismo: nella maggior parte dei casi è il committente che pecca di ottimismo e indice gare per la realizzazione dei progetti che costringono chi le vuol vincere a mentire (o, come è stato detto a proposito delle relazioni dell'intelligence sulle armi di distruzione di massa, ad abbellire) sia sulla tempistica che sui preventivi. Così i PM si doterebbero di due documenti di gestione del progetto: uno per soddisfare le richieste del committente e l'altro per l'effettiva realizzazione del progetto. Spesso cioè capita che i PM accettino di gestire progetti che per come sono stati formulati non hanno possibilità di essere realizzati in tempo e in budget, e redigano due Gantt, uno vero e uno "ottimistico". Se così fosse vorrebbe dire che il Project Management come professione non è in discussione, bisognerebbe solo rendere pubblico il vero Gantt. 
Gabriele De Palma - Totem