Elena Salzano, Consigliera nazionale*
Ogni organizzazione, prima o poi, attraversa un momento in cui non basta continuare a camminare: occorre fermarsi, osservare la strada percorsa e capire se la direzione è quella giusta.
Negli ultimi tre anni FERPI Servizi ha svolto proprio questo ruolo per la Federazione. Non tanto quello di chi costruisce nuovi edifici, quanto di chi entra nel cantiere, controlla le fondamenta, rimette ordine negli impianti e riavvia una macchina che deve funzionare con metodo, equilibrio e responsabilità.
È un lavoro meno visibile rispetto agli eventi, ai progetti o alle iniziative pubbliche, ma è quello che rende possibile tutto il resto.
Prima le fondamenta, poi i piani superiori
Quando si ristruttura una casa, nessun architetto inizierebbe dal tetto.
Si parte dalle fondamenta, dagli impianti, dalla struttura che sostiene tutto l’edificio.
FERPI Servizi ha dovuto svolgere proprio questo tipo di intervento: riportare ordine nei processi amministrativi, nella gestione degli eventi, nei flussi economici e nei rapporti con fornitori e sponsor, trasformando progressivamente la società di servizi della Federazione in una struttura operativa capace di rendere chiari e tracciabili i flussi economici delle attività associative.
Dal 2023 al 2026 FERPI Servizi ha gestito l’impianto amministrativo e contabile di iniziative come InspiringPR, il Festival della Fotografia e l’Oscar di Bilancio, oltre alle attività di formazione rivolte all’esterno e al supporto operativo alle delegazioni territoriali.
Dietro ogni evento realizzato ci sono contratti, fatturazioni, rendicontazioni, gestione delle sponsorizzazioni e coordinamento finanziario. È il lavoro della sala macchine: quello che non si vede sul ponte della nave, ma che permette alla navigazione di procedere in sicurezza.
Cambiare metodo: dalla navigazione a vista alla rotta pianificata
Il risultato più importante di questi anni non è stato soltanto il riordino dei processi amministrativi. È stato l’avvio di un cambio di passo culturale.
Per molto tempo, nelle organizzazioni associative – e non solo – si è spesso operato secondo una logica implicita: si progetta l’iniziativa, si mette in moto la macchina organizzativa e solo dopo si cercano le risorse per sostenerla.
È una navigazione a vista: si lascia il porto confidando che il vento arrivi.
Il lavoro di FERPI Servizi ha iniziato a introdurre un principio diverso, più vicino a una gestione responsabile delle organizzazioni: prima conoscere le risorse disponibili, poi dimensionare le attività.
Non spendere per scoprire dopo quanto si è speso.
Ma sapere prima quanto è possibile fare, e costruire su quella base.
L’esperienza maturata nella gestione delle iniziative ha mostrato situazioni molto diverse: eventi che hanno raggiunto l’equilibrio economico con margini minimi e altri che non hanno potuto contare su entrate sufficienti a coprire integralmente i costi.
Da queste esperienze emerge una lezione semplice ma decisiva: un’organizzazione sostenibile non può limitarsi a registrare le spese dopo che sono state sostenute. Deve programmare le attività prima di impegnare le risorse.
È un cambio di metodo che riguarda tutti: governance, delegazioni, gruppi di lavoro e strutture operative.
Significa passare dalla gestione ex post alla pianificazione ex ante, dalla navigazione a vista alla rotta tracciata, dall’evento pensato a prescindere dalle risorse all’iniziativa costruita sulla base delle disponibilità reali.
Valorizzare il capitale più importante: le competenze dei soci
Accanto al lavoro di riordino e di rafforzamento organizzativo, FERPI Servizi ha iniziato a costruire anche un’altra infrastruttura strategica: quella dedicata alla valorizzazione delle competenze dei soci della Federazione.
FERPI è prima di tutto una comunità professionale. Un patrimonio di esperienze e conoscenze che può diventare un motore di sviluppo non solo per i singoli professionisti, ma per la Federazione nel suo insieme.
In questa prospettiva è stato avviato un percorso per strutturare l’offerta formativa verso l’esterno, coinvolgendo i soci come docenti, mentor e facilitatori all’interno di un sistema organizzato e trasparente.
L’obiettivo è costruire un database delle competenze, sviluppare team formativi e proporre percorsi destinati ad aziende, enti e professionisti.
In questo modo FERPI Servizi diventa non solo la struttura che supporta la realizzazione di eventi e iniziative, ma anche la piattaforma attraverso cui la Federazione può trasformare la propria competenza collettiva in valore per il mercato e per la società.
Il lavoro invisibile che rende possibili i progetti
Il bilancio di questi primi tre anni non si misura soltanto nei numeri delle iniziative o nelle fatture gestite. Si misura soprattutto nella costruzione di un metodo.
FERPI Servizi è diventata progressivamente una struttura operativa al servizio della Federazione: una sala macchine che consente agli eventi di essere realizzati, alle delegazioni di essere supportate, alle sponsorizzazioni di essere gestite e a nuove opportunità formative di prendere forma.
Se FERPI è la comunità che immagina e costruisce visione, FERPI Servizi è l’ingranaggio che permette a quelle idee di diventare progetti concreti.
La vera sfida: cambiare paradigma
Il lavoro svolto in questi anni non è stato soltanto un intervento tecnico o amministrativo. È stato, soprattutto, un esercizio di responsabilità organizzativa.
Rimettere in ordine i processi significa anche cambiare il modo in cui un’organizzazione prende decisioni. Perché il punto non è solo gestire ciò che accade dopo. Il punto è decidere prima ciò che è sostenibile fare.
Per troppo tempo, nelle organizzazioni – associative e non – si è spesso proceduto in modo inverso: si costruisce il progetto, si mette in moto la macchina, si generano le spese e solo dopo si cerca di ricomporre il quadro economico.
È ancora una volta la navigazione a vista.
Il cambio di paradigma richiesto oggi è più semplice e allo stesso tempo più impegnativo: non spendere per capire dopo quanto si è speso, ma sapere prima quanto si può spendere per decidere cosa costruire.
Significa passare dalla registrazione delle spese alla pianificazione delle risorse, dalla gestione delle conseguenze alla progettazione delle condizioni, dalla logica del “poi vediamo” alla responsabilità del “prima verifichiamo”.
In altre parole, non adattare i conti alle decisioni, ma adattare le decisioni ai conti.
È questo il cambio di passo che FERPI Servizi ha iniziato a introdurre: non un semplice presidio amministrativo, ma un metodo che aiuta la governance della Federazione a costruire iniziative solide, sostenibili e replicabili nel tempo.
Perché un’organizzazione cresce davvero quando smette di correre dietro agli eventi e comincia a progettarli con piena consapevolezza delle proprie risorse.
Quando questo accade, non cambia solo il modo di gestire le attività.
Cambia il modo stesso di guidare la Federazione.
Non più una nave che corregge la rotta dopo la tempesta, ma una nave che parte conoscendo il vento, la rotta e il porto verso cui vuole arrivare.
Ed è proprio da qui che può iniziare la prossima fase di crescita di FERPI.
*E Presidente del Consiglio di Amministrazione di FERPI Servizi
