Il Cerimoniale nelle Relazioni pubbliche

Le Protocol Pr sono una delle funzioni più delicate ma meno attenzionate tra quelle specialistiche delle Rp. Se è parlato a Milano in occasione del seminario sul _Cerimoniale nelle Relazioni Pubbliche_, condotto da _Massimo Sgrelli_. Il Cerimoniale non è, come pensano in molti, una prerogativa di enti e istituzioni pubbliche, ma una funzione sempre più importante per qualsiasi organizzazione.

di Sabrina Carizzoni
Cerimoniale e Protocollo sono una funzione specialistica delle Relazioni Pubbliche, le Protocol Pr, e come tale hanno la finalità di accrescere la reputazione dell’organizzazione. Sono, tra le attività di relazioni pubbliche, quelle più delicate perché ad esse è affidato il momento della rappresentanza, attraverso le cerimonie, gli eventi, gli atti e le attività protocollari.
Protocollo e cerimoniale per un’istituzione, così come per un’impresa, sono una parte importante, forse una di quelle più delicate e allo stesso tempo strategiche, della gestione dell’organizzazione e delle relazioni e dunque richiedono cura e risorse professionali adeguate.
La nuova centralità della comunicazione nella governance delle organizzazioni complesse e la necessità di ripensare tutte le attività di Relazioni Pubbliche in funzione dello scenario delineato dalla pervasività delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT), hanno dato nuovo impulso alle funzioni di cerimoniale e protocollo. Con una importante novità. Esse non sono riferite esclusivamente alle attività di cerimonie pubbliche, riti, visite e incontri ufficiali ma estese, sempre più frequentemente, a tutti i momenti, o almeno i più significativi, di rappresentanza pubblica.
Questi gli aspetti alla base del seminario Il Cerimoniale nelle Relazioni Pubbliche, promosso da Ferpi, in cui i partecipati, guidati dal Consigliere Massimo Sgrelli, senza dubbio il più autorevole esperto internazionale della materia, hanno riflettuto e dibattuto sul ruolo del Cerimoniale nella comunicazione delle organizzazioni, non solo pubbliche.
L’intera giornata si è caratterizzata per uno stimolante scambio di opinioni e per un impulso a mettere in pratica nel lavoro quotidiano gli spunti strategici emersi.
Il Consigliere Massimo Sgrelli ha illustrato le fondamentali regole che fondano il Cerimoniale nazionale e internazionale. Il primo punto affrontato è stato la regola della destra. Si è potuto comprendere come in occasione di grandi eventi, formali e conviviali, la postazione più importante risulta essere quella di destra. Allora, su un tavolo di relatori, in una cena di gala e in qualsiasi tipologia di evento, tra due postazioni quella più importante sarà quella di destra. Questa regola base e valida in tutto il mondo è stata ampiamente dibattuta, cercando anche applicazioni pratiche e esempi concreti.
Nel Cerimoniale vale inoltre la regola del territorio, cioè si applicherà il cerimoniale del paese accogliente un evento o una manifestazione. Allora, se arriverà in Italia un’illustre personalità giapponese lo accoglieremo non facendogli un profondo inchino, ma stringendogli la mano e, viceversa, durante una nostra visita in Giappone saremo accolti con un inchino e noi saremo tenuti a salutare ricambiando all’inchino.
Anche il criterio dell’età o dell’ordine alfabetico sono un ottimo escamotage per evitare di creare malcontento tra i nostri ospiti e invitati, soprattutto nell’assegnazione dei posti.
Il Cerimoniale, come si può già intravedere da queste poche righe che spiegano alcuni dei contenuti fondamentali trattati, chiede l’impiego di regole terze e non di regole valutative. E’ necessario applicare regole tecniche per non incappare in critiche. Tutte le regole di Cerimoniale sono perciò volte ad eliminare ogni tipo di comportamento valutativo di carattere personale o politico, codificando un assetto predefinito dei ranghi istituzionali secondo la loro valenza ordinamentale. Il Cerimoniale serve così per favorire le relazioni e abbattere ostacoli.
Un’ampia parte del corso è stata dedicata alle tipologie di invito e alla loro corretta stesura, ma anche alle tipologie di abbigliamento formale, riscoprendo il corretto utilizzo di smoking, frac, abiti da cerimonia e ricordando come il dresscode può salvare da imperdonabili “scivoloni” in occasioni formali. Nella seconda parte della giornata ampio spazio è stato dedicato all’esame degli eventi conviviali come colazioni, cene, ricevimenti e cocktail. La giornata si è conclusa con l’analisi della corrispondenza, delle sponsorizzazioni, delle adesioni e dei patrocini. Dei Simboli pubblici e privati e delle onorificenze.
L’aspetto che colpisce di più, alla fine di un seminario come questo, è che effettivamente si può rischiare di confondere le regole fondamentali del Cerimoniale con mere formalità fini a se stesse, senza intravedere l’obiettivo fondamentale di quest’arte antica. In realtà, questa materia, a volte mitizzata, a volte derisa, è affascinate e cela una valenza che sicuramente concorre alla buona riuscita dell’attività professionale di un relatore pubblico.
Il ciclo di incontri di formazione Casp proseguirà con nuovi appuntamenti: venerdì 21 maggio a Milano con Misurare la responsabilità sociale (advanced), mercoledi 9 giugno a Roma con Gare europee sulla comunicazione: redigere bandi e partecipare, giovedì 10 giugno a Milano con il Laboratorio Social Media per le Relazioni Esterne.
Tutte le informazioni sono disponibili nell’ area formazione.