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Il master sulla comunicazione di impresa arriva al quinto modulo: l'organizzazione di eventi

06/04/2004
Master in Relazioni Pubbliche d'Impresa 20045° Modulo "L'organizzazione di eventi"1-2-3 aprile 2004DOCENTE RESPONSABILERoberta CoccoIl programma

Introduzione al modulo: il ruolo degli eventi nella comunicazione aziendale
Organizzare un evento: la fase di pianificazione. Il caso del lancio di Windows XP
Organizzare un evento: la fase di gestione. Il caso dell'inaugurazione dell'asilo aziendale e del company meeting Microsoft
Le tipologie di eventi: il caso Microsoft alla fiera SMAU 2003
Organizzare un evento: la fase di follow up. Il caso del lancio di Microsoft Office Sistem 2003
Creatività e tecnica: esercitazione sulla pianificazione di un evento e sulla costruzione del budget
Testimonianza aziendale: i teatri come nuovo media per gli eventi aziendali
Gestire gli eventi attraverso la intranet
Testimonianza aziendale: gli eventi come attività di comunicazione a tutto tondo
Conclusioni del modulo.
L'evento: uno strumento di comunicazione professionalePer essere gestita con successo, l'attività di organizzazione di eventi deve avvalersi di competenze professionali. Per questo motivo il quinto modulo del Master è stato dedicato alla pianificazione, gestione e misurazione dell'efficacia di un evento. Una delle abilità fondamentali è saper mantenere una visione d'insieme dell'evento e nello stesso tempo curare ogni minimo dettaglio. Questo è il primo aspetto sottolineato da Roberta Cocco, che ha illustrato quale ruolo svolgono gli eventi nell'ambito delle attività di comunicazione di un'organizzazione, quali  obiettivi permettono di conseguire e quali contenuti consentono di veicolare.Tre fasi per organizzare beneDopo un breve inquadramento concettuale, la docente ha illustrato le tre fasi di cui si compone l'organizzazione di un evento: la pianificazione, la gestione e il follow up. La pianificazione riguarda la definizione degli obiettivi, del contenuto, del target e del budget dell'evento. Fase analizzata attraverso la presentazione del caso del lancio di Windows XP di Microsoft. La fase di gestione invece è stata presentata attraverso il caso dell'inaugurazione dell'asilo aziendale e del company meeting di Microsoft. L'analisi ha permesso ai partecipanti di comprendere quanto la buona riuscita di un evento dipenda dalla cura del dettaglio e dalla corretta impostazione di obiettivi e struttura dell'evento.Prima di passare alla terza fase, la docente ha inoltre ribadito l'importanza di tarare gli step organizzativi in base alla tipologia di evento di organizzare. I partecipanti hanno quindi appreso quali sono le caratteristiche fondamentali dei diversi tipi di eventi: da quelli rivolti a un pubblico interno (convention e celebrazioni aziendali) a quelli per un pubblico esterno (congressi e convegni, open days, inaugurazioni, tavole rotonde e fiere).  Una tipologia di evento complessa ma molto utilizzata dalle aziende per la sua importanza è la fiera. La docente ha perciò  illustrato quali possono essere le criticità e i punti di forza di un evento così significativo attraverso il caso della fiera dell'alta tecnologia di Milano, SMAU 2003.Valorizzare i risultati e saper conciliare tecnica e creativitàLa mattinata del venerdì ha visto invece il focus sulla terza e ultima fase del processo organizzativo di un evento: il follow up. In questa fase si realizzano le attività necessarie a valutare i risultati ottenuti e si stabiliscono le basi per migliorare la qualità strategica e comunicazionale delle iniziative future. Roberta Cocco ha inoltre ribadito quanto sia importante non contrarre al minimo i tempi delle fasi di pianificazione ed esecuzione e dedicare alla fase di follow up maggiore attenzione rispetto alle prime due. Con la presentazione dell'evento di lancio di Microsoft Office System 2003, la docente ha spiegato quanto la fase di follow up sia fondamentale per migliorare la pianificazione e la gestione di iniziative future. Come presentato nel caso infatti, è proprio da un attento follow up che emergono i punti di debolezza e di forza di un evento. Dal caso è emerso come elementi decisivi per la riuscita dell'evento siano la chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità decisionali, la cura nella scelta dei fornitori e l'attenzione verso il target dell'evento.Nel pomeriggio grazie a un'esercitazione in piccoli gruppi, i partecipanti hanno potuto utilizzare le tecniche apprese per pianificare un evento, partendo da contenuti, target e budget predefiniti. La giornata si è conclusa con la testimonianza di Valentina Cimino, Amministratore Delegato di Comunicare in Teatro, che ha presentato il teatro come medium innovativo a supporto degli eventi aziendali.Nuove modalità di gestione degli eventiLa mattinata del sabato è stata dedicata alla presentazione della rete intranet aziendale come  nuova modalità di gestione degli eventi aziendali. Grazie a un sistema condiviso di informazioni e alla standardizzazione di alcuni step operativi, è possibile avere molti vantaggi per l'organizzazione. Alcuni di questi sono la maggiore efficienza organizzativa e la massimizzazione dei risultati in termini di raggiungimento degli obiettivi.A proposito di modalità di gestione innovative, la testimonianza di Massimo Salmucci, Presidente di Planners International, ha proposto ai partecipanti tre casi realizzati. Per ciascuno di essi è stato utilizzato un approccio brand building rispetto a quello tradizionale e una visione strategica dell'evento, in linea con il piano di comunicazione dell'organizzazione.

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