Il senso del cerimoniale nelle Relazioni pubbliche

Che senso ha oggi questo complesso di norme? Non sarebbe il caso di limitarne l’osservanza in presenza di alte cariche, o invece è consigliabile estenderlo almeno in parte ad eventi del mondo aziendale? L’opinione maturata da _Enrica Orecchia_ durante il seminario sul cerimoniale, organizzato da Ferpi, che si è tenuto nei giorni scorsi a Torino.

di Enrica Orecchia
Le Regole del cerimoniale nelle Relazioni Pubbliche è il titolo dell’ultimo seminario di aggiornamento professionale organizzato organizzato da Casp, la Commissione Aggiornamento e Specializzazione Professionale di Ferpi a Torino. Da sottolineare la scelta, come sede, delle Officine Grandi Riparazioni, complesso di archeologia industriale trasformato dai restauri in centro per eventi, in occasione delle celebrazioni del 150° dell’unità di Italia.
Condotto dall’esperto Massimo Sgrelli – per oltre quindici anni Capo del Dipartimento del Cerimoniale di Stato presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri e responsabile del cerimoniale nazionale di Stato – il corso ha offerto una carrellata di regole formali che chi organizza eventi di alto livello è tenuto a conoscere e a rispettare.
Per esempio, è rigorosissimo l’ordine delle precedenze delle cariche pubbliche, così come la “regola della destra” per cui l’autorità più importante è collocata sempre alla destra.
Il cerimoniale è nato per mettere a proprio agio gli ospiti – sottolinea Sgrelli – garantendo la “reciprocità” fra di loro e consentendo quindi il perfetto svolgimento di una cerimonia.
Che senso ha oggi questo complesso di norme, l’origine di alcune delle quali, come la regola delle destra, si perde nella notte dei tempi ? Non sarebbe il caso di limitarne l’osservanza in presenza di alte cariche, o invece è consigliabile estenderlo almeno in parte ad eventi del mondo aziendale, dove tanti relatori pubblici operano o con cui hanno a che fare quotidianamente ?
E’ mia opinione che il significato di queste consuetudini vada ben oltre l’assicurare la buona riuscita degli eventi nei quali sono adottate. Non si tratta infatti di limitarsi ad osservare regole formali traducendole in comportamenti stereotipati da adottare obbligatoriamente nelle grandi occasioni. Al contrario, ritengo che queste norme di condotta, se messe in atto per quanto è adeguato alla situazione, permettano ad una azienda di porsi su un piano di distinzione. Questo avviene in particolare, ma non solo, nei rapporti con chi entra in contatto con l’organizzazione per la prima volta. Nel caso di visite da parte di esterni (clienti, fornitori, politici e personaggi della comunità locale, responsabili di altre aziende, etc.) l’osservanza di regole formali crea nell’ospite una prima impressione di eleganza, il cui effetto si estende ad alone anche agli altri aspetti dell’azienda che più tardi questi dovesse eventualmente conoscere. L’atmosfera armoniosa che ne risulta stupisce piacevolmente l’ospite, che si vede trattato con rispetto e attenzione, e lo rende ben disposto verso gli interlocutori, facilitando i rapporti.
I visitatori si trovano a loro agio perché ricevono indicazioni sullo stile di comportamento che ci si aspetta da loro. Le relazioni diventano più facili e per questo anche più distese, permettendo di concentrarsi sugli aspetti di contenuto senza ansie di sbagliare quelli formali.
Osservare determinate regole può essere importante anche nei rapporti che si intrattengono per via telefonica o tramite a posta elettronica, particolarmente quando si tratta di primi contatti. L’informalità che caratterizza l’e-mail come mezzo di comunicazione/relazione facilita i rapporti solo se non scade in maleducazione, come troppo sovente capita. Messaggi senza alcuna formula di saluto, privi di firma, scritti in un linguaggio da sms non sono purtroppo rari. Inserire nelle proprie comunicazioni qualche formula di cortesia stabilisce il tono della conversazione, cui l’interlocutore si deve adeguare, pena l’essere considerato scortese.
In azienda il grado di aderenza alle regole prescritte dovrà essere ovviamente valutato in base all’occasione: una cena conviviale con i clienti permette un maggiore scollamento dal cerimoniale di quello che è opportuno a un congresso con esperti di settore o a un pranzo con alte cariche della politica.
Conoscere e usare regole di cerimoniale abitua a porsi in tutte le situazioni con un tono di classe ed eleganza che va oltre il conformarsi alle norme prescritte, perché crea una forma mentis che porta a non scadere mai nella scortesia e impone agli altri di fare lo stesso.
La messa in pratica del cerimoniale si rivela quindi un importante strumento di comunicazione, in grado di sottolineare le qualità e lo stile di una azienda altrettanto bene e altrettanto necessariamente di altri mezzi più sfruttati o, al contrario, di minarne l’immagine se non ben utilizzato. Il valore di un evento curato anche dal punto di vista formale si prolunga nel tempo, e contribuisce al mantenimento della reputazione dell’azienda.