Chris Anderson e la ‘Carta dell'Email’

Le email sono indubitabilmente uno strumento di comunicazione indispensabile. Ma perché sia davvero utile è necessario apprenderne un uso consapevole. _Luisa Carrada_ riporta un post tratto dal blog di _Chris Anderson_ che propone una _Carta dell'Email_ : 16 regole semplici e preziose per usare la posta elettronica senza esserne vittime.

di Luisa Carrada
“Houston, abbiamo un problema.”
Chris Anderson, (grazie, grazie, bacchettate pubblicamente accettate!) ex direttore di Wired e ora gran patron di TED, si è stufato. Stufato di perdere troppo tempo nel rispondere alle email, mentre potrebbe dedicarlo ad attività più proficue per sé e per gli altri.
E siccome sa benissimo che il suo problema è anche il nostro, l’altro ieri ha scritto un lungo post sul suo blog Untweetable (bellissimo e invidiabilissimo nome!) per chiederci di aiutarlo a stendere una volta per tutte (si fa per dire) la Carta dell’Email. Lui intanto ha steso la bozza. E io non ho potuto fare a meno di tradurla:
1. Rispetta il tempo del destinatario
Regola fondamentale. Come mittente, sta a TE ridurre al massimo il tempo che occorrerà al destinatario per capire cosa gli stai dicendo. Anche se vuol dire che sarai tu a doverci metterci più tempo prima di inviarla.
2. Facile da capire
Vuol dire: frasi chiare, domande non ambigue, testo breve. Se l’email deve proprio avere più di 100 parole, fai in modo che la prima frase contenga già la richiesta o il motivo per cui scrivi.
3. Scrivi oggetti chiari:
Questi non funzionano :
Oggetto: Re: re: re: re
Oggetto:
Oggetto: Ciao!
Oggetto: la prossima settimana…
Oggetto: IL MIO FAVOLOSO NUOVO SPETTACOLO debutta la prossima setimana al Teatro Sistina, in Via Sistina 32, 00165 Roma, tutte le sere alle 21.30
Questi funzionano:
Oggetto: Proposta di collaborazione con lo Studio Star
Oggetto: Spostamento cena di stasera con Sara G.
Oggetto: Riunione di oggi pomeriggio annullata (eom).
EOM significa “end of message – fine del messaggio.” È una premura verso il destinatario, che così non deve perdere tempo ad aprirlo perché è tutto nell’oggetto.
4. Breve non significa maleducato!
Siamo d’accordo che per le email bisogna essere brevi. Ma questo non vuol dire riempirle di ammiccamenti social, anche se un emoticon ogni tanto ci può stare ;-). Nessuno vuole passare per maleducato, quindi non prenderla male. La verità è che rivogliamo indietro le nostre vite!
5. Se tarda, non vuol dire che non ti pensa
Siamo pure d’accordo che qualcuno può anche rispondere tardi, o non rispondere mai. Non è che non ti vuole bene. Magari è solo perché non vuole essere schiavo della posta elettronica. Evita di mandare email di sollecito, a meno di essere disperato. Serve solo a esacerbare il problema.
6. Aborrisci le domande aperte
Ha senso mandare un’email con quattro lunghi capoversi di prosa esibizionista, seguiti dalla domanda “Che ne pensi?”
È più generoso da parte tua elencare una serie di domande con l’alternativa sì/no oppure a scelta multipla: “Quando hai un attimo, fammi sapere se: A) sei decisamente a favore, B) abbastanza a favore, C) contrario, D) non lo so. Grazie!”
7. Falla finita con le risposte inutili
Non è vero che bisogna rispondere a ogni email. Se scrivo: “Grazie per la tua nota.” non sei tenuto a rispondermi “Grande.” Sono altri 30 secondi per me. Per confermare, basta scrivere “eom” nell’oggetto.
8. Prima del cc, pensaci bene:
I cc are sono come i conigli che si accoppiano. Come i Tribble di Star Trek. Come spaghetti ben conditi versati su un pavimento appena lucidato a cera. Come quando le metafore sono troppe. Molto spesso non sono necessari, ed è difficile liberarsene. La regola dovrebbe essere: per ogni cc in più, devi aumentare il tempo dedicato alla revisione, per essere certo che l’email sia chiara e sia chiaro chi deve rispondere, se deve rispondere.
Se invece sei tu a rispondere, pensa prima se davvero devi includere tutti i cc dell’email originale.
9. Parla dolcemente
NON USARE IL TUTTO MAIUSCOLO NEL CORPO DELL’EMAIL. È come urlare. Ed è difficile da leggere, come lo è tutto il testo scritto con font e colori strani. I semplici font senza grazie come Arial, Helvetica, Verdana sono quelli che funzionano meglio. Se proprio vuoi aggiungere uno zic di vivacità, fallo con una firma personalizzata.
10. Allega gli allegati
Solo se servono davvero. C’è chi ha un sacco di file grafici con loghi e firme che a chi riceve appaiono come allegati. Non è per niente cool. Si perde un sacco di tempo a capire se è roba da aprire. È pure peggio allegare un testo che poteva benissimo essere incluso nel corpo dell’email. Altro inutile tempo clicca-e-aspetta.
Per un invito a un evento, può essere carino allegare la locandina, ma:
- se c’è un URL, includila nel testo dell’email così può essere cliccata, oppure rendi l’immagine cliccabile. Nessuno si mette a ridigitare un URL!
- per favore, inserisci luogo, data e orario in forma testuale in modo da poter essere rapidamente copiati, incollati e aggiunti in agenda (senza errori: “cravatta nera” e “cintura nera” si addicono a eventi diversi).
11. Rendi semplice tirarsi fuori
Se mandi una newsletter, rendi semplice disiscriversi. Le lettere che fanno arrabbiare non aiutano certo il tuo brand!
12. Non perdere il filo
Ci sono email il cui significato dipende dal contesto. In questi casi è bene includere anche le precedenti. Ma è davvero raro che un “filo” si estenda per più di tre email. Prima di inviare, taglia tutto quello che non serve.
13. Non rispondere se sei arrabbiato
Allontanati dal computer. Sbatti i piedi per terra. Urla dalla finestra. Non mandare un’email finché non hai placato le emozioni. Un’email brusca e maleducata ti può marchiare a vita … e provocare una risposta anche peggiore.
14. Usa NNTR
“No Need To Respond – Non c’è bisogno di risposta” Scrivilo nell’oggetto, subito prima di EOM. O alla fine della tua email. Che regalo per chi la riceve!
15. Paga una tassa volontaria sull’email
Se le email ci stanno sommergendo è perché sono gratis. Nessuno vuole cambiare le cose… ma se alla fine di ogni mese conti velocemente quante email hai inviato, le moltiplichi per il numero medio di cc e versi una quota corrispondente nel tuo conto personale per acquistare libri, dopo un po’ ne avrai abbastanza per comprarne di bellissimi… così ti schiodi pure dal computer per un po’! A proposito…
16. Spegni il computer!
Questa è la regola più importante di tutte. Se siamo tutti d’accordo a passare meno tempo con l’email, riceveremo tutti meno email! Pensaci… programmare mezza giornata di lavoro in cui non guardi mai l’email. Pensaci… fine settimana senza email. Pensaci… mettere su una risposta automatica come questa: "Grazie per il tuo messaggio. Come impegno personale per la mia salute mentale e quella della mia famiglia, ora rispondo alle email solo il mercoledì. Risponderò a quante più email potrò mercoledì prossimo. Grazie. Non dimenticare di annusare le rose: hanno uno splendido profumo.”
Se pensi che l’email sia in declino, tanto ormai si comunica solo sui social media, fai meno il geek e torna sulla terra: le aziende, le amministrazioni, le nostre caselle di posta ne sono piene. E loro, le email, sono strapiene di testo inutile, scritto male e soprattutto male organizzato.
Ne so qualcosa, perché a lavorare su email così ci ho passato per intero gli ultimi due giorni. In un’azienda attenta e moderna, che sugli altri canali comunica benissimo.
Traduzione a cura di Luisa Carrada
Tratto da Il Mestiere di Scrivere