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L’evoluzione del mercato: quando il congresso diventa evento

15/07/2008

Questo il tema affrontato nella tavola rotonda che si è tenuta lo scorso 9 luglio 2008 presso il centro congressi Roma Eventi, organizzata in occasione del 'BEA in Tour'.

Il mondo delle aziende e quello degli operatori congressuali si sono ritrovati insieme alla tavola rotonda, organizzata in occasione del BEA in Tour che si è tenuto lo scorso 9 luglio 2008 presso il centro congressi Roma Eventi, con lo scopo di mettere a confronto le due facce della stessa medaglia, cercando di capire l’attuale evoluzione del format congressuale.


Alla tavola rotonda dal tema: “L’evoluzione del mercato: quando il congresso diventa evento” ha partecipato anche la socia Ferpi, Emma Aru in rappresentanza di EGA Professional Congress Organisers. Gli altri relatori che hanno preso parte alla tavola rotonda sono stati Giorgia Giusti, AD di Promo Arc; Fabrizia Rossetti, AD di Fasi; Vincenzo Angrisani, EMEA Marketing Manager Uterine Health-Ethicon Women’s Health & Urology di Johnson & Johnson; Francesca Romieri, Corporate Events Europe, Middle East and India di Lehman Brothers; Giorgio Vallati, Resp. Ufficio Comunicazione Stampa e Public Affairs di Euler Hermes. Moderatore: Salvatore Sagomé, Presidente di ADC.


I rappresentanti delle aziende coinvolte all’evento, tutti d’accordo nel considerare l’evento in tutte le sue varie forme come uno degli strumenti principi per fidelizzare il proprio cliente e dare visibilità all’azienda, hanno poi innescato un vivace dibattito, grazie al quale si sono evidenziati difficoltà e opportunità di un mercato, quello del MICE, in palese evoluzione.


Rispondendo ad Angrisani che ha avanzato una esplicita richiesta ai PCO di innovazione nel campo dell’organizzazione dei congressi, Emma Aru ha prima evidenziato quella che a suo avviso rappresenta la principale classificazione di eventi nel settore MICE: eventi a budget unico vs eventi a budget ‘multiforme’, dove nei primi il PCO si interfaccia generalmente con un unico major sponsor (eventi corporate), mentre nei secondi le aziende coinvolte sono molte e devono convivere diverse esigenze in un equilibrio molto complesso e delicato (eventi no-corporate, p.e.: congressi medici).


In una generale situazione di contrazione dei budget per l’organizzazione di eventi, le difficoltà di soddisfare diversi ‘padroni’ evidentemente aumentano, ammette Emma Aru, che tuttavia ha una teoria ben precisa su come affrontare questa nuova sfida di innovazione del format congressuale e che riassume in 3 ‘E’: Education, Entertainment, Emotion.


Perché un congresso possa dirsi di successo, deve soddisfare queste tre componenti ed in questo ordine: Education: il programma scientifico rimane l’aspetto più importante e deve funzionare come un orologio svizzero, in cui tutto si incastra alla perfezione; Entertainment: sia in chiave di celebrazione dei partner coinvolti che in chiave di programma sociale per i partecipanti, questo aspetto non può mancare anche in un contesto di budget ridotto o di cosiddetto ‘skinned congress’; Emotion: creare emozione e ricordi positivi nel partecipante, dalle location al cibo, dalle gite agli spettacoli, significa una redemption positiva sull’evento con effetti duraturi anche a lungo termine.


Trasformare un congresso no-corporate in un evento non è semplice ha commentato la Aru anche per i temi trattati e per i limiti deontologici che le aziende e le associazioni medico-farmaceutiche devono rispettare nella promozione della propria attività e dei propri prodotti. Una soluzione potrebbe essere quella di creare eventi paralleli ai congressi, meno vincolati a format rigidi. Penso per esempio a giornate di prevenzione aperte al pubblico, che potrebbero permettere iniziative di comunicazione creative per gli sponsor ed interessanti per i media.


Il dibattito ha poi toccato il tema delle gare e dal confronto sono emersi vari punti di vista che sottolineano la palese difficoltà delle aziende di individuare tra le tante agenzie presenti sul mercato, i partner più autorevoli e qualificati.
Nel suo intervento Emma Aru constata che forse noi agenzie ci vendiamo male, dovremmo proporci come realtà serie e strutturate secondo logiche prettamente aziendali ma tuttavia ricorda alle aziende presenti che le associazioni di categoria servono proprio come supporto in queste scelte.


Nella parte conclusiva dell’evento le aziende hanno offerto alcuni preziosi suggerimenti su come affrontare la crisi di budget (co-branding, associazionismo negli eventi, supporto dalla propria rete di relazioni, etc…)


Il prossimo appuntamento si terrà a Torino, il 20 e 21 novembre 2008.

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