Policy e procedure di comportamento online di Edelman

L'evoluzione delle policy di Edelman per la gestione dei media online è l'inevitabile conseguenza del rapidissimo ritmo di evoluzione che siamo chiamati a fronteggiare giorno per giorno. E queste policy non potranno che adeguarsi nel tempo alle ulteriori evoluzioni.
Nell'estate del 2005, queste regole sono state formalizzate in una "blogging policy" – mirata su una specifica piattaforma di comunicazione online. Più recentemente, l'esplosione dei social network, come MySpace e Facebook, e delle micro-piattaforme, come Twitter, ha ispirato regole e policy specifiche.
L'inevitabile conseguenza è stata la nascita nelle imprese di tante policy diverse e, anche più negativo, una tendenza a giustificare comportamenti inaccettabili con una assenza di policy riguardo a un sito particolare o a un certo tipo di sito.
I social media – e, a ben pensarci, qualsiasi cosa sia ‘sociale' – sono estremamente difficili da regolamentare. Detto questo, Edelman non ha potuto definire una nuova policy per ogni sbocco online nel quale i suoi clienti avrebbero potuto cercare consenso e i dipendenti incontrarsi.
Le regole che seguono – necessariamente un documento in fieri – sono state costruite in modo da riflettere l'evolversi delle regole di comportamento delle comunità online, soprattutto in riferimento alle modalità con le quali le imprese, e le agenzie che agiscono per loro conto, si comportano online.
Queste linee guida, che potrete adeguare con il vostro buonsenso e le regole della vostra impresa, ci auguriamo vi siano di aiuto.
Quello che trovate qui sotto rappresenta la policy della società. Edelman è impegnato a definire il proprio comportamento online con l'obiettivo di ‘fare la cosa giusta' non di ‘ridurre il rischio di essere colto in fallo'. Il primo approccio è quello corretto con cui affrontare le comunità online, il secondo giustamente provoca  scherno e derisione, è ad alto rischio e dovrebbe essere evitato.

Siete personalmente responsabili per qualsiasi attività online gestita con un indirizzo email di Edelman, e/o che può essere ricondotta ad un dominio Edelman, e/o che utilizza risorse di Edelman.
L'indirizzo edelman.com, che segue il vostro nome, implica che state agendo per conto della società. Quando utilizzate un indirizzo email o risorse di Edelman per svolgere qualsiasi tipo di attività con i social media dovete essere consapevoli che tutte le vostre azioni sono pubbliche e che i dipendenti saranno considerati pienamente responsabili per tutte queste attività.
       a. Rispettate i termini del vostro contratto di lavoro e quelli dei contratti con i nostri             clienti.
E' scorretto rivelare o utilizzare informazioni riservate o esclusive di Edelman o di un cliente per qualsiasi tipo di media online. Condividere questo tipo di informazioni, seppure in modo involontario, può avere come conseguenza che voi, Edelman o il cliente vengano citati in giudizio e, in alcuni casi, possono violare le norme della SEC o altri regolamenti.
(Caso Michael  Hanscom) http://www.msnbc.msn.com/id/3341689/

Siate proattivi nel dichiarare la vostra vera identità ed i vostri legami con Edelman e con il cliente per il quale state operando.
Quando partecipate a qualsiasi comunità online, siate totalmente trasparenti e rivelate la vostra reale identità ed i vostri collegamenti con Edelman, i vostri clienti e i vostri obiettivi di comunicazione professionali e/o personali.
(Caso Sneaky PR people) http://www.techdirt.com/fotr/20030903/0222206_F.shtml

Rispettate la privacy dei vostri colleghi e le opinioni degli altri.
Prima di condividere, attraverso qualsiasi tipo di social media, un commento, un post, una foto o un video che parla di un vostro cliente o collega, il suo consenso non è solo questione di cortesia, è un obbligo. 

Fatevi dare una approvazione caso per caso o permanente dal vostro superiore prima di riferirvi ad un vostro cliente, a qualcuno che sapete essere concorrente di quel cliente o se, in qualsiasi forma, rispondete a nome di Edelman o di un suo cliente.
Se un blogger, o chiunque partecipi ad un dibattito online, porta un commento impreciso, denigratorio o negativo nei confronti di Edelman o di un suo cliente, non impegnatevi in un dibattito senza la preventiva approvazione di un vostro superiore.

Evitate attacchi personali, liti online e personaggi notoriamente ostili.
Se un blogger o qualsiasi altro influente online posta una dichiarazione che non condividete, potete dar voce alla vostra opinione, ma non portate la conversazione ad un dibattito velenoso e personale. Parlate in modo ragionevole, basandovi sui fatti e con ironia. Cercate di capire e dare credito ai punti di vista degli altri. E inoltre, evitate di comunicare con personaggi ostili nel tentativo di contrastare attacchi personali, professionali o alla vostra credibilità.

Quando usate materiale protetto da copyright o preso da altri citate sempre la fonte e i link.
Quando quello che pubblicate online, tramite i social, media comprende citazioni dirette o parafrasate, pensieri, idee, foto o video di altri, indicate sempre, per quanto possibile,  la fonte e i link ai materiali originali.
(Esempio: SF Chronicle's plagiarism of a blogger's coverage of the BlogHer conference: http://www.socialmedia.biz/2005/08/plagiarism_in_t.html)

Controllate la precisione e la veridicità del vostro messaggio prima di postarlo.
Prima di postare qualsiasi informazione ai social media, assicuratevi che sia precisa, rispondente a verità e senza errori nell'esposizione dei fatti. E' sempre utile fornire hyperlink a fonti credibili che possono supportare le vostre argomentazioni.
Se scoprite di aver fatto un errore, ammettetelo, scusatevi e proseguite.

Seguite le regole che trovate nell'Employee Handbook di Edelman.
Le regole del manuale fanno riferimento anche al comportamento dei dipendenti quando utilizzano i social media e i siti aperti al pubblico.

Costruitevi la fama di persona affidabile per i vostri clienti, i media e il pubblico.
Quando vi rivolgete a giornalisti, blogger, clienti o colleghi attraverso i social media, approfittate di ogni opportunità per costruirvi la reputazione di persona affidabile e fate in modo da essere considerato un relatore pubblico credibile e trasparente.

Non utilizzate le vostre relazioni personali online o il network della società per influenzare sondaggi, classifiche o traffico sul web.
Queste pratiche, definite astroturfing o sock-puppeting, sono assolutamente non etiche. Non dovete approfittare delle dimensioni e della pervasività del network della società per influenzare indebitamente sondaggi, classifiche o indici di lettura, quando questi indici servono a misurare il successo di una iniziativa.
Come farlo?Per esempio, mandare email al network della società chiedendo ai dipendenti  di votare nel sondaggio online di un cliente. Ecco un link che descrive il caso di una società che ha imboccato questa strada con esiti disastrosi: http://news.zdnet.co.uk/software/0,1000000121,2102244,00.htm

Non ‘fate amicizia' (attraverso un social network) con nessuno che non conoscete di persona e/o con il quale abbiate già avuto contatti in precedenza.
Prima di considerare ‘amico' un cliente, un giornalista, un blogger o qualsiasi influente della rete, chiedetegli il permesso. E inoltre, qualsiasi dipendente di Edelman che ha contatti con clienti, giornalisti, blogger o altri influenti online, deve ottenerne il consenso preventivo prima di inviare loro comunicazioni via siti di social network. Siti di social networking, come Facebook e MySpace non vanno utilizzati come mezzo per attirare l'attenzione di clienti, giornalisti, blogger o altri influenti indaffarati.
Abbiate sempre rispetto di Edelman, dei suoi dipendenti, clienti e interlocutori. Questa raccomandazione si riferisce a qualsiasi informazione, al modo ed al contesto nei quali viene presentata.
Seguite i termini e le condizioni d'uso indicate dallo spazio utilizzato per le vostre attività sui social media (sito web, blog, forum di discussione, ecc.). Le potete facilmente trovare sulla home page di ciascun sito. Non fate nulla che possa violare quelle regole.
Rispettate la legge. Non postate alcuna informazione o non fate attività online che possano violare i regolamenti locali, statali o federali in vigore.
Non abbiate timore di essere voi stessi. Essere professionali non significa non poter parlare con voce umana.
 
F.C.
 
Ferpi si propone di mettere a punto un 'decalogo' a disposizione dei suoi soci: se qualcuno di voi lo ha già fatto e ha voglia di contribuire/condividere ce lo faccia sapere.