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Event Management: il racconto della giornata

13/07/2018

Dalla strategia di Tim al metodo Project Management applicato agli eventi: una giornata di formazione ricca di contenuti quella ospitata lo scorso 9 luglio dalla sede Tim Factory di Roma.

Gli eventi stanno acquistando sempre più importanza all'interno delle imprese; non sono quindi fini a se stessi, poiché le aziende ne possono ricavare vantaggi economici ed in termini di reputazione.

Questo il grande ed importante tema su cui si è dibattuto il giorno 9 luglio durante la quinta edizione di "Event Management. Quando i brand si costruiscono con gli eventi".

Il corso, tenutosi a Roma presso la sede di TIM Factory, è stato organizzato da Ferpi e curato da Simonetta Pattuglia Docente di Marketing, Comunicazione, Media e Direttore del Master in Economia e Gestione della Comunicazione e dei Media - Università di Roma Tor Vergata. Durante la Giornata sono intervenuti anche Loredana Grimaldi, Responsabile Eventi di TIM e l'Ing. Leopoldo Lama, esperto di Project Management.

Dopo un saluto introduttivo, la prima a prendere la parola è stata proprio Loredana Grimaldi, che ha subito sottolineato come gli eventi siano visti solo come operativi, ma in realtà hanno una concezione molto strategica all'interno dell'azienda: "Nel caso di Tim, la strategia è enfatizzare la digital experience, spingere sulla creatività e ancora catturare il maggior numero possibile di valori: l'evento - afferma Loredana Grimaldi - crea e soprattutto condivide valori". L'importanza degli eventi in Tim è sottolineata da quanto detto dalla Grimaldi: nel 2017, sono stati realizzati ben 227 eventi, dove sono state incontrate più di 28mila persone. La reason why in questi casi è fortissima: crescere in termini di reputation.

Come detto all'inizio, gli eventi non sono fini a se stessi; il loro compito è contribuire alla mission aziendale. Questo è quanto affermato dalla professoressa Simonetta Pattuglia, la quale ha spiegato che l'evento incide non solo nel percorso razionale delle persone, ma anche e soprattutto in quello emozionale: "Gli eventi realizzano un marchio indelebile nella nostra memoria, sperabilmente positivo. In ogni caso l'evento di successo è molto partecipativo e coinvolgente per i consumatori nelle due forme high-tech e high-touch e può facilitare i percorsi di conoscenza e fidelizzazione del brand".

Quando possiamo parlare di evento "perfetto"? Sicuramente la location - fisica o virtuale che sia - deve avere uno dei ruoli primari, poiché risulta essere sempre più impattante nel bilancio di realizzazione e nella "visione" dell'evento. Ovviamente l'evento è caratterizzato da servizi secondari che possono in qualche maniera anche rovinare l’evento stesso e il suo obiettivo "core". Fra le varie voci principali di un ideale "decalogo degli eventi" vi è un nuovo rapporto tra gli operatori - dalla sponsorizzazione ad una co-operazione tra stakeholder e organizzatori coinvolti o anche, perché no, i clienti. La logica che emerge è quindi una logica "win-win".

La giornata, è stata completata da un approfondimento sul metodo “Project Management” applicato al settore eventi. L'intervento del professor Leopoldo Lama ha riguardato metodologie quali la Work Breakdown Structure ovvero la scomposizione delle attività di un progetto, il Program Evaluation Revue Technical, una rappresentazione reticolare per gestire progetti complessi e il Diagramma di GANTT. È stato affrontato anche il case study degli Internazionali di tennis di BNL, un evento di caratura mondiale, la cui organizzazione, come tutti i progetti, si basa su costi, tempi e qualità. Queste sono tre tematiche fondamentali per le quali è di estrema importanza la misurazione: "Un evento non è altro che un insieme di risorse che realizzano un progetto - sottolinea Leopoldo Lama - e in quanto tale deve realizzare un obiettivo, deve quindi portarci ad un qualcosa di utile: questo qualcosa deve essere necessariamente misurabile. Citando Seneca: dobbiamo avere innanzitutto ben chiaro quel che vogliamo, dopodiché cercheremo la via per arrivarci".

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