Powerpoint: consigli per l'uso

Spetta al consulente di relazioni pubbliche aiutare il proprio manager a trovare il modo migliore per usare PowerPoint in modo efficace. Ecco le regole di Fraser Seitel

di Fraser Seiteltratto dal sito di Jack O'Dwyer del 2 gennaio 2008.
Siamo nell'Anno del Signore 2008: preparatevi agli attacchi.
No, non agli attacchi dei candidati alla presidenza che faranno di tutto per guadagnarsi la nomination o dei rivoltosi del Medio Oriente che abbattono i governi e neppure agli attacchi di chi, per farsi notare, non esita a superare ogni limite di decenza su YouTube.
No, sto parlando dei grandi capi che, da una parte all'altra del paese, prenderanno in mano un microfono per imporvi la loro noiosissima presentazione in PowerPoint.
L'avvento di PowerPoint, facile e agevole, che ha sostituito i voluminosi e ingombranti proiettori di diapositive, è stata una delle rivoluzioni pacifiche più significative nella storia delle istituzioni.
E così, da un giorno all'altro, i manager hanno affrontato la sfida della meccanizzazione e si sono liberati dal vincolo della dipendenza da grafici, consulenti in rp e altri intelletti anche meno illuminati, per creare le loro presentazioni.
Ora, con l'avvento di PowerPoint, facile da maneggiare, i titani del vertice sono in grado di creare il loro show computerizzato con immagini a colori, animate e persino in dissolvenza.
Insomma, si è "creato un mostro"!
Le presentazioni in PowerPoint sono tutte indistintamente terribili – ridondanti, opprimenti e spesso incomprensibili.
Come per molte altre innovazioni tecnologiche del ventunesimo secolo, il cattivo uso della tecnologia ha dato vita a presentazioni peggiori – non migliori.
E spetta al consulente di relazioni pubbliche aiutare il proprio manager a trovare il modo migliore per usare PowerPoint in modo efficace.
Eccovi dieci semplici regolette da condividere con il vostro Lee Iacocca in erba prima che vada in scena.
Regola n. 1 – Non usate PowerPoint se non è assolutamente necessario.
Questa è la regola più importante. L'oratore deve sapere che non è PowerPoint che chiede un aumento del personale o un incremento nel budget o il consenso ad una nuova acquisizione.
E' chi lo chiede – non PowerPoint – che deve attirare l'attenzione dell'uditorio.
Gli executive, innamorati del potere del mezzo o della sua capacità di distogliere gli occhi della gente dalla loro persona, dimenticano questa semplice regola.
Pensano "Prima PowerPoint, poi io". E invece le cose sono al contrario. PowerPoint deve essere un ausilio per l'oratore, non sostituirlo.
Regola n. 2 – Prima ponetevi le tre domande chiave.
a)      Mi aiuterà ad essere più chiaro?
PowerPoint deve essere usato solo se aiuta a chiarire un'idea o un concetto. Forse l'argomento è difficile da razionalizzare. Se è così PowerPoint può essere di aiuto. Altrimenti, fatene a meno.
b)      Aiuterà a ricordare meglio?
Le slide devono essere ‘a titoli', non complicate. Devono aiutare chi ascolta a memorizzare i punti più importanti della presentazione. Ecco in cosa consiste ‘il valore aggiunto' di una presentazione. Se PowerPoint può aiutare le persone a ricordare, usatelo. Altrimenti, lasciate perdere.
c)      Attirerà l'attenzione?
Le presentazioni migliori sono quelle che obbligano gli ascoltatori ad ascoltare. Anche se costretto ad ascoltare un chiacchierone multi-milionario, non per questo è detto che sto attento. Perciò una presentazione in PowerPoint non deve mai essere noiosa: deve anzi aiutare l'oratore ad essere brillante.
Regola n. 3 – Non riempite troppo lo schermo
Il difetto della maggior parte delle presentazioni è la sovrabbondanza di informazioni inserite in una slide. I manager vogliono che la loro presentazione ‘renda' e quindi non rinunciano a niente: ogni parola, seconda loro, è ‘indispensabile'.
Non è così.
La bellezza di PowerPoint è che dà vigore ai numeri o ai concetti importanti che volete trasferire, serve a ‘migliorare' la presentazione, non a ‘appesantirla'.
Quindi la prima regola è: un concetto per diapositiva. Così l'essenza del messaggio arriva in modo chiaro, semplice ed incisivo.
Regola n. 4 – Vivacizzate i dati finanziari
Un vecchio detto recita ‘i numeri possono essere paralizzanti'.
Nel caso di PowerPoint possono essere mortali. E di conseguenza, i direttori finanziari sono gli oratori peggiori del pianeta.
Molti di loro non rinunciano a presentare ogni decimale e ogni singola voce del bilancio, riga dopo riga, con una monotonia esasperante. Presentano talmente tanti numeri che anche il più devoto analista finanziario è tentato di pensare ad altro.
E' molto meglio elencare solo i numeri più rilevanti e poi evidenziare – con colori diversi, punti elenco, evidenziazioni, ecc. – le statistiche più significative che volete siano ricordate da chi vi ascolta.
Regola n. 5 – Non ripetete quello che c'è scritto nella diapositiva.
Spesso l'oratore sembra temere che chi lo ascolta non afferri ogni perla della sua saggezza a meno di non ripetere, parola per parola, quello che c'è scritto.
Viene da pensare che ritengano gli ascoltatori troppo stupidi per trarre le debite conclusioni senza un audio a supporto del visual. (Un bel modo per attirare la fiducia della gente!). Il modo corretto di usare PowerPoint è di rinforzare a voce solo gli elementi più rilevanti, usando il sistema per accompagnare chi vi segue attraverso il testo. Usate PowerPoint come meccanismo per far ‘risaltare' i punti salienti.
Regola n. 6 – Siate d'impatto.
PowerPoint dovrebbe evidenziare la ‘drammaticità' di una presentazione, rafforzare i punti importanti, esaltando l'impatto della loro comunicazione.
Questo significa che un oratore dovrebbe usare PowerPoint in modo drammatico, aspettando il momento giusto per far comparire la slide che illustra il punto che sta trattando. Succede invece che molti oratori la proiettano troppo presto, riducendone l'effetto.
Una presentazione d'impatto richiede che parole e immagini abbiano un timing perfetto.
Regola n. 7 – Non parlate allo schermo
In pratica, significa che un oratore deve avere sufficiente dimestichezza con i dati che proietta e il meccanismo che utilizza da non dover mai guardare lo schermo per accertarsi che quanto sta dicendo sia effettivamente lassù.
Il contatto visivo con l'uditorio è condizione fondamentale per far passare il messaggio. Se si guarda lo schermo per assicurarsi che PowerPoint è a posto, si perde il contatto con le persone che si vogliono convincere.
Dunque parlate a loro, non allo schermo.
Regola n. 8 – Provate
Forse c'è una buona ragione per la quale ‘la paura di parlare in pubblico' è la paura numero uno degli americani. La maggior parte delle persone non ne è capace. E i CEO non fanno eccezione.
Ecco perché è buona prassi provare i propri discorsi. E quando si usa PowerPoint diventa indispensabile.
Basta una slide anticipata, mancante o sbagliata a rovinare il discorso più enfatico del vostro manager.
Siamo tutti stati testimoni di casi simili, mortificanti e poco piacevoli. Dunque provate.
Regola n. 9 – Non dimenticate la Regina
Anni fa, in occasione di una visita della Regina Elisabetta d'Inghilterra alla Casa Bianca, il presidente George Bush la accolse in pompa magna con una cerimonia nel Giardino delle Rose.
Dopo 6 minuti di lodi introduttive per Sua Maestà, si dimenticò di sistemare il podio all'altezza della regina, ben più minuta di lui.
Le reti televisive presenti si dilettarono a riproporre la risposta della Regina che proveniva, così almeno sembrava, da una corona parlante.
Morale: controllate in anticipo il podio, che abbia l'altezza e le luci giuste, e che il computer per il vostro PowerPoint sia a posto.
In altre parole: non dimenticate la Regina.
Regola n. 10 – Non usate PowerPoint se non è assolutamente necessario.
Lo sapete già? Non importa, vale la pena ripeterlo.
Se usato correttamente, PowerPoint può essere di grande efficacia. Ma se lo si usa con superficialità o, peggio, inutilmente, può compromettere non solo la presentazione, ma anche l'oratore.
 
F.C.